Učešće na javnim konkursima - tenderima je važan segment poslovanja kompanija čiji proizvodi i usluge zadovoljavaju potrebe javnih nabavki.
Put od prve informacije o raspisanom tenderu do dobijanja tendera je dug, zahtjeva iskusan i organiziran tim, dosta ulaganja uz veliki utrošak najvrijednijeg nepovratnog resursa - vremena.
Odluka o učešću na tenderu nosi izvjestan rizik, koji se povećava s brojem potrebnih dokumenata, nesistematičnim pristupom uključenih u pripremu tenderske dokumentacije, nedovoljnim brojem osoblja angažovanog na pripremi te s nedostatkom preglednosti poduzetih i potrebnih aktivnosti.
Neke od ključnih funkcionalnosti koje su omogućene krajnjim korisnicima su:
unos osnovnih podataka o javnim natječajima,
slanje prijedloga za učešće rukovodiocu na odobravanje,
odbravanje/otkazivanje učešća,
slanje naloga za otkup tenderske dokumentacije,
evidentiranje podataka o otkupu tenderske dokumentacije,
unos podataka o ponudama za tendere za koje je odobreno učešće,
slanje naloga relevantnim uposlenicima/službama nadležnim za izdavanje/ovjeru potrebnih dokumenata,
evidentiranje podataka o izdavanju traženih dokumenata,
evidentiranje rezultata tendera,
evidentiranje podataka o ugovaranju, narudžbama od dobavljača te isporuci i uplatama,
zaključivanje (arhiviranje) tendera / lota...
Sve gore navedene aktivnosti su kontrolirane i uvjetovane jedna drugom, tako da se onemogućava "izostavljanje" potrebnih podataka i aktivnosti u cjelokupnom procesu, a komunikacija preko zahtjeva za dokumentima se evidentira dvojako - kroz sistem i slanjem/primanjem putem e-maila i uvijek je dvosmjerna (zahtjeva akciju druge strane). Moguće je na vrijeme detektovati zastoje u komunikaciji i adekvatno reagovati kako uspjeh tendera ne bi bio ugrožen.